KLOKKELUIDERSREGELING
Op basis van wet- en regelgeving dient SolvE Accountancy te beschikken over een klokkenluidersregeling. De regeling luidt als volgt:
- De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.
- De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.
1. Reikwijdte
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:
- Handelingen die leiden tot strafbare feiten door SolvE Accountancy of haar medewerkers;
- Alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door SolvE Accountancy of haar medewerkers;
- Alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door SolvE Accountancy of haar medewerkers;
- (Dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
- (Dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
- En verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.
2. Procedure
- Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de externe vertrouwenspersoon: Edwin Verhoeven EVN Riskmanagement & Auditsupport.
- De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend elektronisch plaats via de e-mail: evnauditsupport@ziggo.nl.
- Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres.
- De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen vijf werkdagen aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk acht weken na de ontvangst van de melding.
- De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na acht weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Wanneer deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
- Meldingen worden gemeld bij - en afgehandeld in overleg met de directie van SolvE Accountancy met inachtneming van de vertrouwelijkheid.
3. Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.
SolvE Accountancy B.V.